Unternehmen in Österreich stehen vor klaren, aber zugleich komplexen Anforderungen, wenn es darum geht, geschäftliche Unterlagen korrekt und fristgerecht zu archivieren. Die gesetzlichen Regelungen stammen aus mehreren Rechtsquellen – vor allem dem Bundesabgabenordnung (BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie spezialgesetzlichen Bestimmungen – und enthalten teils unterschiedliche Pflichtenkataloge und Aufbewahrungsdauern. Die Herausforderung liegt weniger im Prinzip als in der korrekten Anwendung im betrieblichen Alltag.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Steuer- und Buchhaltungspflicht nach BAO
Gemäß § 132 Abs. 1 BAO müssen Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen sowie die zugehörigen Belege und Geschäftspapiere sieben Jahre aufbewahren. Dabei beginnt die Frist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung erfolgte bzw. der Beleg ausgestellt wurde.
Wichtig: Ist gegen das Unternehmen ein Abgabenverfahren anhängig (z. B. Außenprüfung, Steuerfestsetzung, Einspruchsverfahren), so verlängert sich die Pflicht und die Unterlagen müssen solange aufbewahrt werden, wie das Verfahren relevant ist.
Handelsrechtliche Pflicht nach UGB
Für im Sinne des UGB buchführungspflichtige Unternehmen (z. B. GmbH, AG oder Einzelunternehmen über bestimmten Umsatz-/Gewinn- bzw. Größen-Schwellen) besteht eine handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von ebenfalls sieben Jahren — etwa für Bücher der doppelten Buchführung, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und Geschäftsbriefe.
Damit liegt in der Regel für die klassischen handels- und steuerrechtlichen Unterlagen eine 7-Jahres-Regelung vor — Buchungspapiere, Rechnungen, Geschäftskorrespondenz, Jahresabschlüsse und Co. müssen demnach sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Ausnahmen und verlängerte Fristen
Grundstücksbezogene Unterlagen: bis zu 22 Jahre
Für Unterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen — zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder Leistungen betreffend Grundstückstransaktionen — kann eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist gelten. Bei Grundstücksumsätzen nach dem Umsatzsteuerrecht ist eine Aufbewahrung von bis zu 22 Jahren vorgeschrieben.
Dies betrifft z. B. Fälle, in denen Grundstücke verkauft oder vermietet werden, da steuerliche Ansprüche oder Umsatzsteuerkontrollen langfristig relevant bleiben können.
Sozial- und arbeitsrechtlich relevante Unterlagen
Unterlagen aus der Lohnverrechnung zählen ebenfalls grundsätzlich zu den aufzubewahrenden Dokumenten — meist mit mindestens derselben 7-Jahres-Frist wie steuerliche Belege.
Darüber hinaus kann — je nach Art der Unterlagen — eine deutlich längere Aufbewahrungspflicht bestehen. So besteht bei zumindest bestimmten Stammdaten oder Nachweisen, aus denen sich Langzeitansprüche ergeben (etwa Dienstzeugnisse oder Nachweise zur Pensionsberechnung), eine Empfehlung oder rechtliche Erwägung, Daten bis zu 30 Jahre aufzubewahren.
Allerdings lässt das Gesetz hier Spielraum: Eine ausdrückliche generelle 30-Jahres-Pflicht für alle Personalakten existiert nicht zwingend — vielmehr richtet sich der Bedarf nach dem jeweiligen Zweck und der Verjährung bzw. dem Anspruch auf Nachweise. Das macht klare interne Regelungen nötig.
Digitale Archivierung: Erlaubt – mit Bedingungen
Das österreichische Recht erlaubt ausdrücklich die elektronische Archivierung: Elektronische Aufbewahrungssysteme – z. B. Scans, Datenträger – sind zulässig, sofern die Dokumente vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu archiviert werden und jederzeit verfügbar sind.
Das heißt: Ist elektronische Archivierung geplant, muss sichergestellt sein:
- Die Dokumente sind unverändert und vollständig reproduzierbar.
- Zugriff und Lesbarkeit sind über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsdauer gewährleistet.
- Es existiert eine verlässliche Systematik (Ordnerstruktur, Metadaten, Indexierung etc.).
Fehlt eines dieser Elemente, droht der Verlust der Rechtskonformität. In der Praxis setzen jedoch viele Unternehmen auf einfache digitale Ablagen oder Cloud-Lösungen — oft ohne ausreichende Prüfung der Anforderungen und somit mit erheblichem Risiko.
Typische Fehlerquellen in der Praxis
1. Blindes Vertrauen in digitale Systeme
Unternehmen migrieren auf digitale Ablagen, ohne die technische und organisatorische Sorgfaltspflicht zu beachten. So fehlen häufig Nachweise über die Unveränderbarkeit der Dokumente, Zugriffsrechte sind unklar, und es existieren keine Backups oder Archivkonzepte.
2. Fehlende Differenzierung der Fristen
Die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt nicht für alle Dokumente gleichermaßen — Ausnahmen etwa bei Grundstücksunterlagen, sozialrechtlich relevanten Akten oder besonderen Verträgen führen zu deutlich längeren Pflichtzeiten. Wird „7 Jahre“ als pauschale Regel verstanden, entstehen Lücken.
3. Unvollständige oder chaotische Archivierung
Wenn Belege nur teilweise digitalisiert, mehrfach abgelegt oder in verschiedenen Systemen verteilt sind, entsteht Redundanz oder Dateninkonsistenz — im Alltag wie bei Prüfungen eine häufige Schwachstelle.
4. Unterschätzung langfristiger Nachweis- und Nachvollziehbarkeitsbedarfe
Gerichtliche Auseinandersetzungen, Steuerprüfungen oder Pensionsansprüche zeigen oft erst Jahre später, dass Dokumente fehlen — beispielsweise um Leistungen oder Arbeitszeiten zu belegen. Gerade bei Sonderfällen wie Grundstücken oder Arbeitsverhältnissen kann das teuer werden.
Konsequenzen bei Verstößen
Unterlassen Unternehmen die vorgeschriebene Aufbewahrung oder vernichten Unterlagen vorschnell, drohen mehrere Risiken:
- Bei steuerlichen Außenprüfungen kann Schätzung der Besteuerungsgrundlagen erfolgen — was oft zu Nachteilen führt.
- Bei fehlenden Nachweisen hinsichtlich Sozialversicherung oder Lohnzahlungen drohen Haftungsrisiken oder Rückforderungen.
- Im Falle von Rechtsstreitigkeiten (z. B. Arbeitsrecht, Gewährleistung, Vertragsstreit) fehlt Beweismaterial — was im Zweifel zu Lasten des Unternehmens ausgelegt werden kann.
- Digitale Archive, die nicht revisionssicher sind, können von Behörden als unzureichend abgelehnt werden.
Warum Unternehmen stärker reflektieren sollten — und wie ein robustes Archivsystem aussehen kann
Die geltenden gesetzlichen Regelungen sind funktional und klar strukturiert. Dennoch bleibt ihre Umsetzung in vielen Betrieben bruchstückhaft. Daher ist eine eigenständige, interne Systematik essenziell.
Folgende Grundsätze erscheinen sinnvoll:
- Inventarisierung aller Dokumentenkategorien: Buchhaltung, Belege, Verträge, Personalunterlagen, Grundstücksdokumente etc.
- Eindeutige Zuordnung der jeweiligen Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre, 22 Jahre oder ggf. länger — je nach Dokumenttyp.
- Dokumentation der Archivierungsprozesse: Wer archiviert, wie (analog, digital, hybrid), wann Vernichtung erfolgt.
- Sicherstellung der digitalen Archivierung nach gesetzlichen Anforderungen: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit über die gesamte Frist.
- Überprüfung der internen Richtlinien regelmäßig: Vor allem bei Gesetzesänderungen, Unternehmensstrukturwechsel, Systemmigration etc.
Einschätzung und Ausblick
Die gesetzliche Basis in Österreich ist insgesamt ausreichend — mit 7-Jahres-Regel, Ausnahmen und Möglichkeit elektronischer Archivierung existiert ein praxistauglicher Rahmen. Doch gerade die erlaubte Digitalisierung kann zur Falle werden, wenn technische und organisatorische Anforderungen nicht erfüllt sind.
In Zeiten zunehmender Digitalisierung und immer längerer Verjährungs- bzw. Nachweispflichten — etwa im Arbeitsrecht, bei Grundstücken oder Sozialversicherungsansprüchen — genügt eine „klassische“ Ablage häufig nicht mehr. Ein modernes, revisionssicheres Archivsystem erscheint daher nicht nur empfehlenswert, sondern notwendig.
Unternehmen tun gut daran, ihre Archivierungspraxis kritisch zu hinterfragen — nicht zuletzt, weil gesetzliche Fristen zwar klar sind, die Praxis jedoch vielfach heuristisch gehandhabt wird. Wer hier vorausschauend plant, riskiert weniger und schafft Transparenz und Rechtssicherheit über viele Jahre hinweg.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen in Österreich
| Dokumentenart | Typische Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage / Begründung (kompakt) | Hinweise aus der Praxis |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kassabelege, Quittungen, Kontierungsunterlagen) | 7 Jahre | BAO § 132 | Elektronische Aufbewahrung erlaubt; Unveränderbarkeit sicherstellen. |
| Bücher der doppelten Buchführung, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzunterlagen | 7 Jahre | UGB § 212 | Abschlussunterlagen müssen vollständig nachvollziehbar bleiben. |
| Geschäftsbriefe, Korrespondenz, Verträge (steuerlich relevant) | 7 Jahre | BAO/UGB | Bei anhängigen Verfahren verlängert sich die Frist bis zur endgültigen Erledigung. |
| Verträge ohne steuerliche Relevanz (zivilrechtliche Verträge) | mind. 7 Jahre (oft sinnvoll länger) | Verjährungsfristen ABGB | Bei langfristigen Ansprüchen (Gewährleistung, Schadenersatz) häufig längere Aufbewahrung praktikabel. |
| Unterlagen über Grundstücksvorgänge (Umsatzsteuer, Vermietung, Verkauf) | bis zu 22 Jahre | UStG langjährige Berichtigungszeiträume | Häufige Fehlerquelle: zu frühe Löschung von Immobilienunterlagen. |
| Lohnunterlagen, Gehaltsabrechnungen, SV-Nachweise | 7 Jahre | BAO / ASVG | Rückforderungen, Nachbemessungen und Prüfungen betreffen oft lange Zeiträume. |
| Personalakten (Verträge, Abmahnungen, Dienstzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen) | zweckabhängig: in der Regel 7 Jahre, teilweise länger | BAO / arbeitsrechtliche Verjährungsfristen | Bei Streitfällen (z. B. Überstunden, Kündigung) können ältere Unterlagen essenziell sein. |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge / Pensionskassen | lange Aufbewahrung empfohlen (bis zu 30 Jahre möglich) | Langzeitansprüche | Ansprüche entstehen oft erst Jahrzehnte später. |
| Nachweise über Sozialversicherungsbeiträge für Pensionsansprüche | lange Aufbewahrung empfohlen (teilweise Jahrzehnte) | ASVG (Nachweispflichten) | Fehlende Nachweise führen zu Pensionsstreitigkeiten. |
| Kassenberichte, Registrierkassendaten | 7 Jahre | BAO + RKSV | Datensicherheitskopien der Registrierkasse erforderlich. |
| Umsatzsteuernachweise, ZM-Meldungen, Aufzeichnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen | 7 Jahre | BAO / UStG | Strenge Nachweispflichten, besonders bei EU-Lieferungen. |
| Import-/Exportpapiere (Zollunterlagen) | 7 Jahre | Zollrecht (materielle Belegpflicht) | Gerade bei Außenprüfungen kritisch. |
| Nachweise im Gesundheitswesen (medizinische Dokumentation) | 10–30 Jahre (je nach Dokumentart) | Spezialgesetze (z. B. ÄrzteG, KAKuG) | Besonders strenge Dokumentationspflichten. |
| Lebensmittelbetriebe (HACCP, Produktionschargen, Rückverfolgung) | 5–7 Jahre, je nach Dokument | EU-Lebensmittelrecht / LMSVG | Abweichungen je nach Produktgruppe möglich. |
| Ablieferungsnachweise & Versandbelege | 7 Jahre | BAO | Für Umsatzsteuer und Versandnachweise relevant. |
| Technische Dokumentation (Maschinen, Anlagen, CE-Unterlagen) | mind. 10 Jahre | EU-Maschinenrichtlinie | Bei Produkthaftung viel längere Aufbewahrung sinnvoll. |
| Versicherungsverträge & Schadenunterlagen | mind. 7 Jahre, oft länger | Vertragsrecht / Verjährung | Da Schadenfälle spät auftreten können, besser langfristig archivieren. |
Hinweise zur Nutzung dieser Tabelle
- Die 7-Jahres-Regel gilt in Österreich für die meisten steuerlich und handelsrechtlich relevanten Dokumente.
- Längere Fristen betreffen meist Sonderfälle wie Grundstücke, Pensionsnachweise, medizinische Dokumentation oder technische Unterlagen.
- Die Praxis empfiehlt häufig längere Aufbewahrung als gesetzlich unbedingt erforderlich — nicht aus Pflicht, sondern aus Beweisgründen.
- „Digitale Aufbewahrung“ ist zulässig, aber nur bei vollständiger Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
- Fristen laufen immer am Ende des Kalenderjahres an, in dem der Vorgang stattgefunden hat (BAO).
