Unter das amtliche Kilometergeld fallen alle Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeuges für Fahrten im Zuge einer Dienstreise anfallen. Wir informieren zum Thema amtliches Kilometergeld 2021 in Österreich – Höhe, Ausnahmen, Zumutbarkeit und Details.
Amtliches Kilometergeld 2022 in Österreich
Allgemeines
Das amtliche Kilometergeld wird in Österreich definiert als eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Zudem können Arbeitgeber amtliche Kilometergeldsätze ebenfalls für Fußgänger, Radfahrer und Mitfahrer steuerfrei auszahlen.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit
Es muss sich um eine Dienstreise handeln. Außerdem darf der amtliche Höchstsatz nicht überschritten werden. Darüber hinaus sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, für den Betrieb des Fahrzeugs eigenständig aufzukommen.
- Allerdings muss das jeweilige Fahrzeug (Pkw, Kombi, Fahrrad, Motorrad) nicht zwangsläufig auf die Arbeitnehmer zugelassen sein.
- Die Erstellung eines Fahrtenbuches über die Dienstfahrten ist obligatorisch. Alternativ müssen andere Unterlagen als Nachweis vorhanden sein, um die für die Arbeitgeber gefahrenen Kilometer nachzuweisen.
Höhe des amtlichen Kilometergeldes
Für Dienstangehörige des Bundes ist Kilometergeld gesetzlich vorgeschrieben. Für alle anderen Berufsgruppen gibt es grobe Richtlinien. Die verbindliche Höhe des Kilometergeldes wird aber in individuellen Verträgen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt. Generell können Pkw-Fahrten mit je 42 Cent pro Kilometer erstattet werden. Für Fahrten mit Motorrad sind es 24 Cent je Kilometer.
Für Fußgänger sowie Radfahrer sind ab zwei Kilometern 38 Cent festgelegt. Für Mitfahrer sind 5 Cent pro Kilometer zusätzlich vorgesehen. Bitte beachten, dass der Fahrer und nicht der Mitfahrer das Geld bekommt.
Was deckt das amtliche Kilometergeld ab?
Durch die Kilometergeldsätze sind Ausgaben für folgende Kosten grundsätzlich abgedeckt:
- Kraftstoff / Öl
- Steuern / Gebühren
- Autoradio, Navigationsgerät
- Abschreibung / Wertverlust
- Zusatzausrüstungen (wie Winterreifen, Schneeketten)
- Mitgliedsbeiträge der Autofahrerclubs
- Parkgebühren aller Kurzparkzonen
- Wartung bzw. Reparatur aufgrund des laufenden Betriebes
- Finanzierungskosten von Kredit- oder Leasingraten
- In- und ausländische Mautgebühren
- alle Versicherungen inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung
Berechnung vom Kilometergeld
Zunächst gefahrene Kilometer ausrechnen. Dann mit dem Faktor des jeweiligen Fahrzeugs multiplizieren. Anschließend das entsprechende Formular (inkl. Diäten, etc.) für den Arbeitgeber ausfüllen. Nun kann die Firma das Geld zurückerstatten.
Voraussetzungen für das amtliche Kilometergeld
- Die Voraussetzungen dafür sind, dass eine Dienstreise vorliegt. Dies ist der Fall, wenn die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer zur Durchführung eines Auftrages den Dienstort verlassen muss, um zum Beispiel zu einem Einsatzort zu fahren.
- Die Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmer hat für den Betrieb des Fahrzeuges selbst aufzukommen und es wird ein Fahrtenbuch oder sonstige Unterlagen als Nachweis für das Unternehmen vorgelegt.
Dabei darf der amtliche Höchstsatz nicht überschritten werden. Das heißt, das amtliche Kilometergeld kann für max. 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden. Mit einer Ausnahme, und zwar wenn ein Nachweis – zum Beispiel die Führung eines Fahrtenbuches – erbracht werden kann, können die Kosten für berufliche Fahrten, die höher sind als der amtliche Kilometersatz, als Differenz beim Finanzamt im Rahmen einer Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.
Höhe des Kilometergeldes
Die Beiträge des Kilometergeldes werden pro gefahrene Kilometer ausbezahlt. Dabei ist die Höhe des Kilometergeldes vom Fahrzeugtyp abhängig:
- PKW – 0,42 €
- Mitfahrerinnen bzw. Mitfahrer – 0,05 €
- Motorräder und Motorfahrräder – 0,24 €
- E-Bike und Fahrrad bis 1.500 km – 0,38 €
Mit dem Kilometergeld werden folgende Aufwendungen abgegolten
- Absetzung für Abnutzung, Abschreibung und Wertverlust
- Öl, Treibstoff
- Wartung und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
- Zusatzausrüstung (Autoradio, Winterreifen, Schneeketten usw.)
- Steuern und (Park-)Gebühren sowie in- bzw. ausländische Mautgebühren (Autobahnvignette)
- Alle Versicherungen (einschließlich Insassenunfall-, Vollkasko- und Rechtschutzversicherung)
- Mitgliedsbeiträge für div. Autofahrerclubs
- Finanzierungskosten (Leasing- oder Kreditraten)
Kann ich für Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort ein Kilometergeld geltend machen?
Die Antwort darauf ist ein klares Nein. Die Fahrten zwischen Wohnadresse und Dienstort sind grundsätzlich im arbeitsrechtlichem oder steuerrechtlichem keine Dienstreise, sondern Privatfahrten. Dafür kann lediglich die Pendlerpauschale geltend gemacht werden.
Hat eine Arbeitnehmerin bzw. ein Arbeitnehmer mehreren Dienstorte, zwischen denen sie bzw. er mit dem eigenen Kraftfahrzeug fährt, gilt die Fahrt zwischen der Wohnung und der Hauptarbeitsstätte als Privatfahrt. Die restlichen Fahrten zu den anderen Arbeitsstätten sind Dienstfahrten.
Jedoch gibt es Ausnahmen, und zwar wenn eine Dienstreise vorliegt und die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer diese von zu Hause aus antritt. Als Beispiel sei hier angeführt, wenn ein Außendienstmitarbeiter direkt von zu Hause aus zu seinem Kunden fährt, dann gilt die Strecke von der Wohnung bis zum Kunden als eine Dienstfahrt. Sprich in solchen Fällen ist der Dienstort jeweils auch der Wohnort
Versetzung der Arbeitsstätte
Bei einer Versetzung der Arbeitsstätte an einen anderen Dienstort ist zwischen einer befristeten Versetzung und einer Versetzung auf Dauer zu unterscheiden:
Bei einer befristeten Versetzung können die daraus entstandenen Kosten bis zum Ende des Kalendermonats, in dem diese Fahrten von der Wohnung bis zu der neuen Arbeitsstätte anfallen, als steuerfreie Fahrtkostenersätze geltend gemacht werden.
Ab dem Folgemonat werden diese Fahrten mittels Pendlerpauschale abgegolten.
Für eine Versetzung auf Dauer stellen die Fahrten von der Wohnung bis zur neuen Arbeitsstätte ab der Wirksamkeit der Versetzung kein Anspruch dar.
Arbeiten im Homeoffice
- Für das Arbeiten im Homeoffice, jemand der seine Arbeit ausschließlich von zu Hause aus verrichtet, und bei seinem Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz verfügt, ist die eigene Wohnung der Arbeitsplatz.
- So fallen für die Fahrten zwischen Wohnung und Firmensitz steuerlich gesehen keine Privatfahrt an, sondern ist dementsprechend eine Dienstreise.
Zumutbarkeit der täglichen Rückkehr
Wird die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise zur Dienstverrichtung an einen anderen Einsatzort geschickt, der so weit von seinem Wohnsitz entfernt ist, dass die tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist, das sind in der Regel mehr als 120 km Entfernung, dann können Kilometergeld oder Fahrtkostenvergütungen für diese Fahrten vom Einsatzort zum ständigen Wohnsitz oder auch zurück für den Aufenthalt am ständigen Wohnsitz während arbeitsfreier Tage, allerdings höchstens einmal wöchentlich, geltend gemacht werden. Diese Fahrten müssen tatsächlich erfolgen und müssen nachweisbar sein.
Welche Ausnahmeregelegungen gibt es?
Für Fahrten vom Wohnort aus zu einem Einsatzort für Service- oder Montagetätigkeiten oder zu einer Baustelle herrschen andere Regelungen. Solche Fahrten werden nicht als Privatfahrten angesehen und so kann für diese Fahrtkostenvergütungen oder Kilometergeld zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden oder auch als Pendlerpauschale berücksichtigt werden.
